資料の作成の仕方には性格が表れるなあと思っています。
なかには、趣味としてなら良くても、業務として考えると「こんな資料が必要？」と感じることもあります。
資料作成が趣味なのか？業務なのか？？
業務上で取り扱ういろいろな資料を見ていると、作成している人の性格が表れていて面白いです。
仕事柄、「数字・法律（税法）・会計基準」などに関する資料が多いので、資料が分かりやすいに越したことはありませんが、あくまでも目的次第ではないかと思います。
「Excelできれいに作り込まれた資料」は見ていて気持ち良いですが、その資料が「内容が確認できれば良いだけ」「そもそも単なる基礎資料」だったらどうでしょうか。
趣味として資料を作成しているなら良いですが、業務として考えると「やりすぎ」「時間のかけすぎ」ということもあるのではないでしょうか。
見せるための資料
もちろんその資料が「見せる」ことを目的とした資料なら、見た目の分かりやすさは大切です。
・お客様に対するプレゼン
・経営数値に関する分析、報告
・いろいろな提案
など、いかに分かりやすく作るかが重要な資料については、しっかりと時間をかけて作り込むことが必要でしょう。
その場合
・パッと見てイメージが掴みやすい
・どこが大切なポイントなのかがすぐに分かる
・数字が見やすい
などなど、資料によって大切なポイントはいろいろです。
読み手を意識して作成する必要があるという点は、どんな資料にも共通して当てはまるものです。
内容を確認するためだけの資料
一方で、業務で使用する資料のなかには、単に「内容が確認できれば良いだけ」というものもあります。
例えば次のような資料です。
・資料を作成するための基礎資料
・自分が内容を確認するためだけに保管しておく資料
・今回使用したら今後使用することがないと思われる資料
これらは「見せるための資料」ではないので、「正確性」は必要ですが、「見ばえ」はあまり必要とされていません。
それにも関わらず、例えば「基礎資料を見せてください」と依頼すると、ものすごくきれいに作られた資料が出てきたりすることがあるのです。
正直、「すごいなあ」と思う反面、「どれだけ時間をかけたのだろう？」「ここまでしなくても目的は達せられるのでは？」などと感じることもあります。
表現は良くないですが、ある意味「自己満足」、「作成者の趣味の世界」になってしまっているなあと。。。
事前に目的をしっかりと確認することが大切
改めて書くまでもないのですが、資料を作成する目的を事前にしっかりと考えておくことが大切です。
誰かからの依頼であれば、依頼を受けた段階で「目的」「優先順位」を確認しておけば、「やりすぎ」の資料作成を避けることも可能です。
依頼する側の立場でもこのことを意識しておいたほうが良いです。
「時間をかけなくていいので◯◯のデータをください」
と依頼したにも関わらず、「きれいに整理された資料」が出てくると、伝え方が悪かったなと反省することもありますので。
依頼される側：必要以上の業務を行うロス
依頼する側：入手するまでに想定以上の時間がかかってしまうロス
など、お互いに時間をロスしてしまうことになります。
「言わなくても分かってくれるだろう」ではなく、しっかりと事前に確認したうえで、「目的に合わない」資料作成をしていたらそれを指摘することが必要なのだと感じています。
ちなみに資料を分かりやすく作成する研究は必要です（私自身まだまだ研究が足りません）。
すべてを理解したうえで、いろいろと試してみることを否定するつもりはありませんし、あくまでもバランスが大切なのだと思っています。
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【編集後記】
１日の睡眠不足の影響が、翌日だけでおさまらなくなってきたような気がします。
もう少しきちんと管理していないといけませんね。
【昨日の１日１新】
＊「１日１新」とは→詳細はこちら
自宅で新しい腹筋メニュー
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