会社のなかで作成される資料にはいろいろなものがありますが、管理のために使う資料はできるだけ絞り込んだほうが良いと考えています。
会社で作成する資料
会社で作成する資料にはいろいろなものがあります。
法的・対外的に必要なものもあれば、内部管理用として必要なものもあるでしょう。
法的・対外的に必要なものは、資料そのものや含めるべき内容、フォームも決まっているものが多いです。
経理・財務系であれば、決算書や申告書などはフォームも決まっていますし、作るべき資料を作らずに済ませてしまうことはできません。
一方、内部管理用の資料の場合、会社が必要と考えて作成しているものが多いです。
・予算資料
・予算資料の基礎資料
・実績管理資料
・今期の実績見込み資料
・資金繰り表
・中長期計画
・得意先別売上目標資料
・商品別売上目標資料
など、管理系、営業系問わず、いろいろな資料を作成しているのではないかと思います。
必要に応じて資料を作り続けた結果・・・
それぞれが有益な資料、意思決定に必要な資料であれば、作成すること自体は良いのですが、なかには
・もう少し絞り込んでも良いのでは？
・似たような資料をダブって作っているのでは？
なんて資料が含まれていたりもします。
例えば、ですが。
・今期は予算をきっちり作成しようと考えて、予算資料を作成する。
・予算を作ったら進捗状況が知りたくなり、そのための資料を作成する。
・進捗状況を管理するなら予算を月別に展開しようと考えて資料を作成する。
・期中に、残りの期間を予算通りに推移したらどれくらいの仕上がりになるかを知りたいと考えて資料を作成する。
・期中に、残りの期間を現実的な見込み通りに推移したらどれくらいの仕上がりになるかを知りたいと考えて資料を作成する。
きっちりと管理をしていこうと考えた場合には、それぞれ「知りたい」「必要」と感じる資料だと思います。
ただ、必要と感じた都度バラバラに、この資料を作り、あの資料を作り、とやってしまうと、結果として「似たような資料がいくつもある！」なんてことに陥ってしまう可能性があります。
さらにはその資料間で整合性が取れていない、なんてことも。
すべてを経営者や責任者がまとめてやっているのであれば、自分が良ければ問題はないかもしれませんが、もし誰かに資料作成を任せているのであれば、
・ダブって資料を作成するなど、ムダな業務
・ムダな業務を管理するため（資料間の整合性チェックなど）のムダな時間
・このデータはどの資料を探せばいいんだっけ？と資料を探すムダな時間
など、目に見えない（見えている！？）ムダが発生しているかもしれません。
資料の要・不要を定期的に見直してみる
・最近資料が増えてきた
・いろいろな資料を作らせている
・いろいろな資料を作らされている
と感じた場合、現在手作業で作成している資料をすべて目の前に広げてみると良いです。
よく見てみると
・この資料っているの？
・この資料って、最近使ってないよね？
・この資料ってなんで作ってるんだっけ？
・この資料とこの資料、１つにまとめてもいいんじゃない？
なんてことが出てくるかもしれません。
普段、資料を作成するときには過去からの流れでなんとなく対応していることが多いかもしれませんが、一度、この資料は本当にいるのか？という資料作成の棚卸しをしてみてはいかがでしょうか。
もし効果がありそうなら、定期的に（年に一度でも）ムダな資料を作成していないか、確認してみるのも良いと思います。
【編集後記】
引越し後、あまり荷物が片付かないまま、少し体調を崩し気味です。
気をつけなければ。。
【昨日の１日１新】
＊「１日１新」とは→詳細はこちら
松のや 西巣鴨店