いま「ひと手間」かけて将来の時間を節約する〜「ひと手間」の時間は投資〜

いま「ひと手間」かけることで将来の時間を節約することができるなら、その「ひと手間」を惜しむべきではないと考えています。

将来の時間を節約することに繋がる「ひと手間」

定期的に繰り返す業務、決まった時期に決まったことを行う業務の場合、毎回似たような作業に時間を取られることが多かったりします。

経理関係、税金関係の業務でも
・毎月入力する仕訳
・毎月集計する経費
・毎月作成する資料
・決算処理
・決算ごと（３ヶ月、半年、１年ごと）に発生する業務
などは、毎回似たような処理をするものが多いと思います。

そのような業務のなかには、過去から繰り返している方法をなんとなく継続しているものの、効率が悪いと感じるものもあるのではないでしょうか。

例えば、集計するためのフォームを用意すれば簡単なのに、バラバラの書類をバラバラに管理していたり、電卓を叩いてわざわざ集計したり。。。

あるいは決まった業務をやっているのに、マニュアルやチェックリストなどを作成していないがために、毎回同じようなところでつまづきながら作業をしていたり。。。

このようなことを防ぐための
・集計用のexcelフォーム
・マニュアル
・間違えやすいポイント、分かりにくいポイントに関するメモ書き
などは、作成時にはそれなりに時間がかかります。

ただ、一旦用意してしまえば、次回以降の作業負担を減らすことが可能ですし、間違い防止に繋がることもありますので、かなりメリットがあります。

このように、いまの「ひと手間」の時間を、将来の時間を節約するための投資であると考えることが大切だと改めて感じています。

とりあえず乗り切れればOKでは後悔する

忙しいときや業務に追われているときなど、目先の業務をいかに効率良くさばくか？だけに意識が向かってしまうことが多いのではないでしょうか。

このような場合に、意識しているのが「現在の効率」だけだと、「いま」「早く」「正確に」処理できれば良いと考えてしまいがちです。

作業しながら、資料を作成しながら
・事前にこんなフォームを用意しておけば良かった。
・事前にこんな準備をしておけば良かった。
・前回のときにこんな仕組みを作っておけば良かった。
などと後悔したとしても、時間の制約もあり、とりあえずいまを乗り切れればOKと妥協してしまうことがあるかもしれません。

ただ、毎回の業務のたびに不便に感じたり、効率が悪いと感じることがあるなら、「いまを乗り切れればOK」という感覚は捨てたほうが良いと思います。

・不便に感じる。
・面倒だと感じる。
・分かりにくいと感じる。
・間違えてしまう。
というポイントは、いま乗り切ったとしても、次回同じ問題に直面する可能性が高いと考えられるからです。

前回も同じように不便さを感じていたり、分かりにくいと感じたことがあるなら、「とりあえず乗り切れれば」を捨てて、「ひと手間」かけることを検討すべきだと考えています。

「落ち着いたらやる」ではなく期限の設定を

似たようなものに、いま決めるべきことを一旦保留するというものがあります。

・毎月の経理処理をどうするか。
・決算での取り扱いをどうするか。
など、本来であれば「いま」決めるべきことを、次（の月、決算）までの検討課題として結論を先送りするようなことです。

毎月の業務や決算作業に追われていると、ついつい後回しにしてしまいがちですが、「次」のタイミングは必ずやってくるわけです。

「次」のタイミングがきたときに、「事前に時間をかけて検討しておくべきだった」と考えても、手遅れになってしまう可能性もあります。

このような場合でも、いま時間を取って決めることを「将来の時間を節約するための投資」と考えることができれば、むやみに先送りしてしまうことは避けられるでしょう。

そのためにも「落ち着いたらやる」のではなく、きちんとした「期限」だけでも設定しておくことが大切だと考えています。

【編集後記】

アポを取らずに会いに行って会えなかったり、書類を持参したのに手渡しできずに書類をポストに入れるだけという相撲協会の対応。
やることをやっている、相手が悪いとアピールするためのパフォーマンスにしか見えないのですが、どうなのでしょうか。
そもそもいつまでもトップニュースで伝えるようなことなのかどうか、個人的には疑問なのですが。。。

【昨日の１日１新】
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