経理業務を効率化するにはいろいろな方法がありますが、「社員に対する仮払金をやめてしまう」というのも選択肢の１つだと考えています。
最近は減ってきた？社員への仮払金
社員に対する仮払いをしているという会社は、今でもそれなりにあると思います。
（だいぶ減ってきている気はしますが。）
出張時や高額の接待時など、会社の経費を社員が立て替える場合に、立替の負担が大きくならないように事前に仮払いしておいて後で精算するというパターンが多いかと思います。
実際、海外出張など立替額が大きくなる場合、立替を大きな負担と感じる人もいるでしょう。
また国内でも、出張先での接待などが重なると、負担に感じるということはあるでしょう。
最近はほとんどの人がクレジットカードを持っているので、実質的な負担は無い気もしますが
・クレジットカードを持たない主義
・クレジットカードを持っていても使いたくない
・個人のクレジットカードだから会社の経費を立て替えるのに使用したくない
・利用可能限度額の問題であまり使いたくない
など、個人ごとにいろいろな事情があるかもしれません。
で、いろいろな事情があったとしても、会社としては
仮払金によって経理業務の負担が増えてしまっている
ということは理解しておく必要があるのではないでしょうか。
経理業務の負担は増加している
仮払金があることによって、次のような業務が発生します（他にもあるかもしれませんが）。
＊仮払金の出金時：
・金庫の中の小口現金からお金を出してきて社員に渡す。
・会計ソフトに出金の仕訳を入力する。
＊仮払金の精算時：
・残ったお金を預かって、金庫の中の小口現金に戻す。
・会計ソフトに入金の仕訳を入力する。
・経費精算処理に関する金額のチェックも必要。
＊決算時（または月末）：
仮払金が残っている場合には残高の確認や精算が必要。
１つ１つの作業はそれほど時間がかからないとしても、少なくとも仮払金がなければやらなくて良い業務であることは間違いありません。
仮払金なのか貸付金なのか分からなくなる？
経理業務の負担が増加すること以外にも、気をつけたほうが良いことがあります。
それは
社員への仮払金が実質的に貸付金になってしまわないように注意しなければならない
ということです。
これは仮払金を都度精算している場合には、問題になりません。
都度精算ではなく、出張が多い社員に対して、例えば「定額で10万円を仮払金として渡しておく」という場合に、問題になる可能性があります。
この「一定額を渡しておく方式」の場合、お金の管理をきちんとできない人であれば
・会社から預かったお金か自分のお金か分からなくなる。
・立替が発生していなければすぐに10万円を会社に戻せるはずなのに、そのお金がない。
なんてことにもなりかねません。
「社員だからいつか返してもらえば良い」とも考えられますが、突然辞められてしまったらその仮払金は帰ってこないリスクもあるわけです。
社員のためと考えて払った仮払金が結果的にマイナスにならないようにするためにも
・きちんと管理、運用されているか。
・実質的に社員に対する貸付金になってしまっていないか。
などについて、定期的に確認しておいたほうが良いと思います。
仮払金をやめても困らないのでは？
このようなデメリットを考えてくると、そもそも仮払金の仕組みそのものがいらないのではないかという気がしています。
どうしても立替金額が大きいなど、個人の負担が大きくなる可能性がある場合には、法人名義のクレジットカードの利用を検討してみるのもアリです。
「前からずっとやっている」から続けるのではなく
・仮払金をやめたら誰が困るか？
・困るとしたらその理由は？
・それを解決する方法が他にないか？
を考えてみると、案外あっけなくやめることができるかもしれません！？
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【編集後記】
引き続き仕事用のイスを探しています。
週末、家具屋さんで試してみましたが、やはり高品質（値段も高い）のものは座り心地が全然違いますね。
大切な仕事道具と考えるか、あくまでも消耗品と考えるか、もう少しだけ悩むことにしました。
【昨日の１日１新】
＊「１日１新」とは→詳細はこちら
メダカの発泡鉢
ホームセンターまでウォーキング
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